ホテル宴会場に演奏家を持ち込むときの確認事項｜持ち込み料・搬入・音響

こんにちは。フラメンコギターの池川寿一です。ホテルの宴会場に演奏家を持ち込むときに、会場に聞いておきたいことをまとめます。

株式会社ビバフラでは、企業の周年パーティーや懇親会、表彰式・式典などに、クラシック・ラテン・フラメンコの演奏家をお連れしています。

担当者さん

ホテルの宴会場でパーティーをするんですが、外部の演奏家を入れるときに、ホテルに何を聞けばいいですか？持ち込み料とか、あるんですか？

池川

会場ごとに決まりが違います。聞くことをチェック表にして、お話しします。

ホテルや貸し会場では、外部の演奏家の持ち込みに、条件が設けられていることがあります。事前に確認しておかないと、当日にトラブルになることもあります。

会場に聞くことを、先にリスト化しておくと、確認がスムーズです。

この記事では、宴会場に演奏家を持ち込むときの確認事項を、場面別にまとめました。

会場に聞く7つのこと

1. 外部の演奏家の持ち込みは可能か
2. 持ち込み料・使用料はかかるか
3. 搬入できる時間と、搬入経路（荷物用のエレベーターなど）
4. 音響設備（マイク・スピーカー）の有無と、使用料
5. 演奏スペースの広さ（ステージの有無）
6. 電源の位置
7. 控え室（着替え・待機）の有無

パーティー全体の組み立ては、周年記念パーティーの記事もご覧ください。

持ち込み料・搬入のポイント

持ち込み料は、会場によって違う

無料の会場もあれば、料金が決まっている会場もあります。見積りの段階で、会場に確認します。

搬入の時間は、他の宴会と重なることがある

会場の準備時間と、前後の宴会の予定で、搬入できる時間が決まります。余裕をもって、時間を確認します。

音響設備は、会場のものを借りるか、持ち込むか

会場の設備を借りると、使用料がかかる場合があります。持ち込みの可否も、確認します。ホテル・レストランの定期演奏は、ホテル・レストランの生演奏の記事もご覧ください。

当日のタイムライン（夜の宴会の例）

ご予算の目安と、依頼の流れ

ビバフラの出張演奏は、ご予算に合わせて内容を組み立てます。目安は次のとおりです（税別・都内の交通費込み）。内容を伺って、無料でお見積りします。

• 5万円台から：ソロ演奏（ギターやヴァイオリンなど）。迎賓・歓談のBGM、小さなお楽しみ会に
• 10万円台：2〜3名のアンサンブル。楽器しょうかいや手拍子のあるミニコンサートに
• 20万円前後：5名前後＋歌・踊りのフラメンコステージ。芸術鑑賞会や周年パーティーのメインに

演奏料のほかに、都外の場合の交通費・宿泊費、会場の条件によっては音響機材のレンタル費が、実費でかかります。お見積りでは内訳と消費税の扱いをすべて書き、請求書払いにも対応します。開催の1〜2か月前のご相談が安心です。

1　まずは相談（2営業日以内にお返事）

フォームから、開催日・会場・参加人数・ご予算の目安を送ってください。決まっていないことは「未定」で大丈夫です。

2　ご提案とお見積り

編成・時間・曲の案と、内訳つきのお見積り書をお送りします。社内の稟議にそのままお使いいただけます。

3　事前の確認

当日の進行表、会場の広さ、電源や搬入の経路を確認します。必要なら下見にも伺います。

4　当日

開始の60分前を目安に会場に入り、準備と音の確認をします。終わったら片付けて、そのまま失礼します。

5　お支払い

本番のあとに請求書をお送りします（請求書払い）。見積書・請求書・領収書はすべて株式会社ビバフラが発行します。

会場への確認チェックリスト

会場への連絡は、こちらからお手伝いすることもできます。分からないことは、ご相談ください。

よくある質問

会場への確認は、幹事さんがするのですか？

主催者さんからの確認が基本ですが、必要な質問のリストは、こちらでお渡しします。

持ち込みが不可の会場でも、演奏できますか？

会場の指定の演奏家のみの場合は、難しいことがあります。会場を決める前に、ご相談ください。

会場の音響設備を使うか、持ち込むか、迷います。

会場の設備の状況を伺って、提案します。

東京都外でも頼めますか？

全国に伺います。都外の場合は交通費・宿泊費を実費でお見積りに入れてご案内します。

会場への確認を先に済ませておくと、当日は演奏に集中できます。まずは、チェック表から、ご活用ください。

「うちの会場でもできるかな？」と思ったら、会場名だけでも大丈夫です。お気軽にご相談ください。