演奏家への依頼で稟議に必要な書類｜見積書・請求書・契約書のポイント

こんにちは。フラメンコギターの池川寿一です。演奏家への依頼を、社内稟議にかけるときの、書類と進め方をまとめます。

株式会社ビバフラでは、企業の周年パーティーや懇親会、表彰式・式典などに、クラシック・ラテン・フラメンコの演奏家をお連れしています。

担当者さん

社内行事に演奏家を呼びたいんですが、稟議にかけるのに、どんな書類が必要ですか？見積書や契約書は、出してもらえるんでしょうか？

池川

出せますよ。稟議に必要な書類と、見積書で確認する点を、順番にお話しします。

演奏家の依頼は、個人への依頼と違い、会社の費用として処理するため、稟議や経理の手続きが必要です。

見積書・請求書・必要に応じて契約書、の3つを揃えておくと、手続きがスムーズです。

この記事では、稟議に必要な書類と、確認するポイントをまとめました。

稟議に必要な書類

1　見積書

出演者の人数・演奏時間・費用の内訳・消費税の扱いが書かれたもの。稟議の添付資料になります。

2　企画書・提案書（必要に応じて）

演奏の内容や進行案を、簡単にまとめた資料。社内説明に使えます。

3　契約書・発注書（会社の規定による）

会社によっては、契約書や発注書が必要です。書式の指定があれば、お知らせください。

見積書で確認すること

• 出演者の人数と、楽器
• 演奏の時間と、回数
• 交通費・宿泊費の扱い
• 機材のレンタル費の有無
• 消費税の扱い（税別・税込）
• 有効期限と、キャンセルの扱い

見積りの読み方は、出張演奏の料金の決まり方の記事もご覧ください。

請求書払いの流れ

会社の経理の規定に合わせて、書式や宛名を調整できます。依頼先の選び方は、演奏家派遣と音楽事務所の違いの記事もご覧ください。

ご予算の目安と、依頼の流れ

ビバフラの出張演奏は、ご予算に合わせて内容を組み立てます。目安は次のとおりです（税別・都内の交通費込み）。内容を伺って、無料でお見積りします。

• 5万円台から：ソロ演奏（ギターやヴァイオリンなど）。迎賓・歓談のBGM、小さなお楽しみ会に
• 10万円台：2〜3名のアンサンブル。楽器しょうかいや手拍子のあるミニコンサートに
• 20万円前後：5名前後＋歌・踊りのフラメンコステージ。芸術鑑賞会や周年パーティーのメインに

演奏料のほかに、都外の場合の交通費・宿泊費、会場の条件によっては音響機材のレンタル費が、実費でかかります。お見積りでは内訳と消費税の扱いをすべて書き、請求書払いにも対応します。開催の2〜3か月前のご相談が安心です。

1　まずは相談（2営業日以内にお返事）

フォームから、開催日・会場・参加人数・ご予算の目安を送ってください。決まっていないことは「未定」で大丈夫です。

2　ご提案とお見積り

編成・時間・曲の案と、内訳つきのお見積り書をお送りします。社内の稟議にそのままお使いいただけます。

3　事前の確認

当日の進行表、会場の広さ、電源や搬入の経路を確認します。必要なら下見にも伺います。

4　当日

開始の60分前を目安に会場に入り、準備と音の確認をします。終わったら片付けて、そのまま失礼します。

5　お支払い

本番のあとに請求書をお送りします（請求書払い）。見積書・請求書・領収書はすべて株式会社ビバフラが発行します。

稟議の前に整理しておくこと

決まっていないことは「未定」で大丈夫です。概算のお見積りで、稟議の下書きをしてください。

よくある質問

稟議用の企画書も、作ってもらえますか？

演奏の内容と進行案を、簡単な資料にしてお送りできます。

契約書は必要ですか？

会社の規定によります。必要な場合は、書式を教えてください。

支払いは、銀行振込ですか？

請求書払い（銀行振込）が基本です。会社の規定に合わせて、ご相談ください。

東京都外でも頼めますか？

全国に伺います。都外の場合は交通費・宿泊費を実費でお見積りに入れてご案内します。

書類が揃っていると、稟議もスムーズです。まずは、概算のお見積りから、始めてみませんか。

「うちの会社でもできるかな？」と思ったら、日程と人数だけでも大丈夫です。お気軽にご相談ください。