園の行事費・保護者会費で演奏家を呼ぶときの予算の組み方

こんにちは。フラメンコギターの池川寿一です。園の行事費・保護者会費で演奏家を呼ぶときの、予算の組み方を整理します。

株式会社ビバフラでは、幼稚園・保育園や子育て支援の会場に、ヴァイオリン・ピアノ・パーカッションなどの演奏家をお連れする出張コンサートを行っています。

園の先生

園の行事に演奏家を呼びたいんですが、行事費と保護者会費、どちらから出すべきか、いくらくらい見ておけばいいか分からなくて…。

池川

園によって決まりが違うので、出どころごとの考え方と、動き方をお話しします。

園の行事に外部の演奏家を呼ぶとき、気になるのは「誰の予算から出すか」と「いくら見ておくか」です。

先に出どころと上限を決めておくと、見積りも打ち合わせも、スムーズです。

この記事では、行事費・保護者会費の使い分けと、見積りのもらい方をまとめました。

予算の出どころ：行事費と保護者会費

1　園の行事費

卒園式・夏祭り・クリスマス会など、園全体の行事に使う予算です。年間計画の段階で、見込みを入れておくと安心です。

2　保護者会費

謝恩会など、保護者が主体の会に使われることが多い予算です。会計の承認の流れを、先に確認します。謝恩会の余興の記事もご覧ください。

3　自治体の補助

地域によっては、行事への補助や派遣事業があります。公募の条件は年度ごとに変わるため、市区町村の最新の案内で確認してください。

見積りのもらい方

1. 上限の金額と、予算の出どころを伝える
2. 出演人数・時間・交通費・機材費の内訳を確認する
3. 見積書の宛名と書式を、会計に合わせてもらう
4. 請求書払いの可否を確認する

見積りの見方は、出張演奏の料金の決まり方の記事もご覧ください。卒園式・謝恩会の記事も参考になります。

年間計画への入れ方

これは一例です。園の年間計画に合わせて調整します。

ご予算の目安と、依頼の流れ

ビバフラの出張演奏は、ご予算に合わせて内容を組み立てます。目安は次のとおりです（税別・都内の交通費込み）。内容を伺って、無料でお見積りします。

• 5万円台から：ソロ演奏（ギターやヴァイオリンなど）。迎賓・歓談のBGM、小さなお楽しみ会に
• 10万円台：2〜3名のアンサンブル。楽器しょうかいや手拍子のあるミニコンサートに
• 20万円前後：5名前後＋歌・踊りのフラメンコステージ。芸術鑑賞会や周年パーティーのメインに

演奏料のほかに、都外の場合の交通費・宿泊費、会場の条件によっては音響機材のレンタル費が、実費でかかります。お見積りでは内訳と消費税の扱いをすべて書き、請求書払いにも対応します。開催の2〜3か月前のご相談が安心です。

1　まずは相談（2営業日以内にお返事）

フォームから、開催日・会場・参加人数・ご予算の目安を送ってください。決まっていないことは「未定」で大丈夫です。

2　ご提案とお見積り

編成・時間・曲の案と、内訳つきのお見積り書をお送りします。社内の稟議にそのままお使いいただけます。

3　事前の確認

当日の進行表、会場の広さ、電源や搬入の経路を確認します。必要なら下見にも伺います。

4　当日

開始の60分前を目安に会場に入り、準備と音の確認をします。終わったら片付けて、そのまま失礼します。

5　お支払い

本番のあとに請求書をお送りします（請求書払い）。見積書・請求書・領収書はすべて株式会社ビバフラが発行します。

ご相談の前に整理しておくこと

決まっていないことは「未定」で大丈夫です。概算のお見積りで、予算を決める資料にしてください。

よくある質問

保護者会費で頼む場合、請求書の宛名はどうなりますか？

保護者会の名称で、宛名と書式を合わせます。ご相談ください。

予算が決まる前に、概算の見積りをもらえますか？

もらえます。概算のお見積りで、予算を決める資料にしてください。

小さな行事（20人くらい）でも頼めますか？

頼めます。人数に合わせて、編成と時間をご提案します。

東京都外でも頼めますか？

全国に伺います。都外の場合は交通費・宿泊費を実費でお見積りに入れてご案内します。

出どころと上限が決まれば、演奏家を呼ぶハードルは、ぐっと下がります。

「うちの園でもできるかな？」と思ったら、まだ何も決まっていない段階で大丈夫です。お気軽にご相談ください。