社員総会・懇親会の進行表の作り方｜演奏を入れるタイミングの考え方

こんにちは。フラメンコギターの池川寿一です。社員総会・懇親会の進行表の作り方と、演奏を入れるタイミングを整理します。

株式会社ビバフラでは、企業の周年パーティーや懇親会、表彰式・式典などに、クラシック・ラテン・フラメンコの演奏家をお連れしています。

進行表は、会を円滑に進めるための設計図です。時間配分が甘いと、後半が押して、最後に慌ただしくなりがちです。

「流れ・時間・担当」の3つを押さえ、余白を持たせると、安心して進められます。

この記事では、進行表の基本の作り方と、演奏を入れるタイミングをまとめました。

進行表の基本の3要素

1　流れ：何を、どの順で行うか

開場・開会・報告・表彰・歓談・閉会など、場面を順番に書き出します。

2　時間：開始時刻と、所要時間

各場面の開始時刻と、所要時間を書きます。予備の時間も入れます。

3　担当：誰が進めるか

司会、挨拶、音響、受付など、場面ごとの担当を決めます。社員総会の演出は、社員総会・キックオフの記事もご覧ください。

時間配分のコツ

• 全体の5〜10％を、予備の時間にする
• 報告・講演は、15分を超えたら休憩や演奏を挟む
• 乾杯から歓談へは、すぐ料理が出るように手配する
• 締めの挨拶は、時間が押しても短くできるようにする

会場の確認事項は、ホール・宴会場への持ち込みの記事もご覧ください。

演奏を入れるタイミングと、150分の進行表の例

1　開場・受付（迎え入れ）

早めに着いた人を、音楽でお迎えします。

2　報告と報告のあいだ（気分転換）

長い報告のあいだに、短い演奏で空気を切り替えます。

3　表彰・歓談・フィナーレ

表彰の入場、歓談のBGM、会の締めくくりに。新年会の例は、新年会の余興の記事もご覧ください。

時間	内容
0〜20分	開場・受付。生演奏でお迎え
20〜30分	開会・社長あいさつ
30〜70分	報告・方針発表
70〜85分	休憩。短い演奏
85〜110分	表彰・部門紹介
110〜125分	乾杯・歓談開始
125〜145分	ステージ演奏・余興
145〜150分	閉会・お見送り

会の人数や内容で、時間は変わります。演奏の入れ方は、一緒に考えます。

ご予算の目安と、依頼の流れ

ビバフラの出張演奏は、ご予算に合わせて内容を組み立てます。目安は次のとおりです（税別・都内の交通費込み）。内容を伺って、無料でお見積りします。

• 5万円台から：ソロ演奏（ギターやヴァイオリンなど）。迎賓・歓談のBGM、小さなお楽しみ会に
• 10万円台：2〜3名のアンサンブル。楽器しょうかいや手拍子のあるミニコンサートに
• 20万円前後：5名前後＋歌・踊りのフラメンコステージ。芸術鑑賞会や周年パーティーのメインに

演奏料のほかに、都外の場合の交通費・宿泊費、会場の条件によっては音響機材のレンタル費が、実費でかかります。お見積りでは内訳と消費税の扱いをすべて書き、請求書払いにも対応します。開催の2〜3か月前のご相談が安心です。

1　まずは相談（2営業日以内にお返事）

フォームから、開催日・会場・参加人数・ご予算の目安を送ってください。決まっていないことは「未定」で大丈夫です。

2　ご提案とお見積り

編成・時間・曲の案と、内訳つきのお見積り書をお送りします。社内の稟議にそのままお使いいただけます。

3　事前の確認

当日の進行表、会場の広さ、電源や搬入の経路を確認します。必要なら下見にも伺います。

4　当日

開始の60分前を目安に会場に入り、準備と音の確認をします。終わったら片付けて、そのまま失礼します。

5　お支払い

本番のあとに請求書をお送りします（請求書払い）。見積書・請求書・領収書はすべて株式会社ビバフラが発行します。

進行表づくりで確認すること

進行表は、仮のものでも大丈夫です。演奏の入れどころを、一緒に考えます。

よくある質問

進行表が未完成でも、相談できますか？

できます。仮の流れから、演奏を入れる場面を一緒に考えます。

時間が押したときは、どうなりますか？

演奏の時間は、当日の様子に合わせて調整できます。事前に、短縮の目安も決めておきます。

進行表のひな形はもらえますか？

お見積りの際に、一例をお送りします。会に合わせて書き換えてください。

東京都外でも頼めますか？

全国に伺います。都外の場合は交通費・宿泊費を実費でお見積りに入れてご案内します。

進行表が整うと、当日の安心感が違います。演奏を入れる場面も、一緒に考えましょう。

「うちの会でもできるかな？」と思ったら、仮の流れだけでも大丈夫です。お気軽にご相談ください。